Produção/Criação Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção de documentos; a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição." (SANTOS, 2008)
Sua relação com os documentos digitais está ligada na definição de normas, conteúdo, modelos e formato dos documentos, assim como seu trâmite na rede virtual. O documento digital também deve estar ligado a atividade administrativa da instituição.
Avaliação
"Feita a partir de critérios pré-estabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição; a avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documentos, contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência, no caso dos órgãos governamentais; também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos arquivísticos; no âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digitalização de documentos; nesta função também se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem para séries documentais elimináveis." (SANTOS, 2008).
O documento digital está dentro dos prazos de guarda e destinação, seja para eliminação ou guarda permanente da documentação arquivística da instituição, seja mesmo em mudança de suportes como microfilmes, não sendo necessário a digitalização, sendo ele já um documento digital.
Aquisição
"Contempla a entrada de documentos no arquivo corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recebimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e; desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência, testemunha do contexto de sua criação e fonte de informação, esta função, mais evidente nos arquivos permanentes, abrange a doação, a dação (em troca de dívida), depósito e empréstimo sobre custódia temporária e, ainda, a contemplação de acervos por meio da microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas que tem interesse fundamental ao fundo em custódia." (SANTOS, 2008).
Por o documento digital estar presente nas três idades (corrente, intermediário e permanente), sua aquisição se dá por meio de sua transferência nas redes virtuais da instituição e para outras instituição em razão de doação, dação, depósito e empréstimo sobre custódia temporária, de maneira que elas não venham a ameaçar sua autenticidade, confiabilidade e outras características que façam o documento ser completo.
Conservação/Preservação
"É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos(higienização, reparos e acondicionamento)." (Coleção Como Fazer 5).
Para desacelerar o processo de degradação dos documentos digitais, o sistema virtual da instituição deve definir critérios e regras que visem a conservação da estrutura do documento.
Classificação
"Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente; a classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos; para criar o plano o arquivista deve ter autorização expressa da direção da instituição e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho; também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis." (SANTOS, 2008).
Assim como os documentos físicos, os documentos digitais utilizam planos de classificação que mostram as suas funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente. Os documentos digitais refletem a estrutura organizacional da instituição e decisória da instituição, assim como facilitar o acesso aos documentos produzidos.
Descrição
"Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa." (Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005).
Sendo definidos modelos, normas e estruturas adequadas para a identificação do documento, a descrição tem relação com os elementos formais e conteúdo dos mesmos, podendo ser utilizados para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Difusão
Na definição do Dicionário Houaiss de Língua Portuguesa de 2001, "difusão" tem mais relação com a divulgação, propagação de ideia. Ocorre, porém, que o termo adotado pelo Dicionário de Terminologia Arquivística e pelo Dicionário brasileiro de Terminologia Arquivística, é "acesso"que, segundo proposta selecionada da segunda obra, é a "função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização" (SANTOS, 2008).
Através de uma máquina que funcione a partir de códigos binários, o documento digital pode se tornar acessível e promover a sua utilização
Aluno: Eduardo Ferreira Fernandes
Matrícula: 10/0129510
