Trabalho para Oficina

Tema:

Autenticidade e veracidade no contexto do microfilme.

fonte: http://www.imatec.com.br/ged_bpo/wp-content/uploads/2013/03/microfilmagem1.jpg

Atividade do Grupo - Fixando o conteúdo (corrigido)

A empresa MCEbyte, ao realizar contato com um cliente, preenche em computador formulários com seus dados pessoais, financeiros e de compras realizadas. Sendo que após os imprime, arquivando-os formando um dossiê do cliente.

A administração da empresa está sentindo falta de ferramentas que integrem todas estas informações, e que permitam extraí-las e associá-las na busca de padrões que identifiquem novas oportunidades de negócios, dentro do conceito de mineração de dados (data mining).

A opção é a integração dos vários formulários em um banco de dados relacional, que será nosso documento arquivístico, substituindo a ficha cadastral, ficha financeira e a ficha de vendas, e que permitirá o acesso discricionário às informações necessárias. 

As necessidades levantadas que deverão ser atendidas pelo projeto são:

• ·         A necessidade de manutenção da integridade física e lógica das informações;
• ·         A escolha de uma tecnologia que permita seu processamento e recuperação, considerando a obsolescência tecnológica de hardware e software;
• ·         A possibilidade de replicação em local fisicamente separado para garantir a segurança;
• ·         Como há informações sigilosas, como dados pessoais e financeiras dos clientes, o acesso deve ser restringido, possibilitando o acesso apenas a parte do documento e não a todo ele dependendo do usuário.
• ·         Deverá haver um sistema de trilha de auditoria, que permita rastrear os acessos e modificações realizadas no documento (banco de dados).
  
  Os atuais clientes ativos terão suas informações passados para o banco de dados através de digitação. 
  Os documentos de suporte físico continuarão em seu ciclo na gestão de documentos até seu recolhimento ou eliminação, sem mudança de suporte por escolha da empresa, já que não se justifica econômica, administrativa e arquivisticamente.
  
  
  

Elementos que garantem a autenticidade dos documentos microfilmados_Atividade Individual – Jocicléia Pereira

Com relação aos elementos que garantem a característica de autenticidade aos documentos microfilmados são eles:

• A elaboração de uma ficha descritiva com dados relativos ao documento microfilmado.
• A ausência de qualquer alteração no documento: corte, rasura, colagem.
• A perfuração feita no inicio do microfilme, nos seus dois extremos.
• O documento Original não pode ser eliminado.
• A autenticidade deve ser dada pelo órgão responsável.
• A descrição que deve ser feita da documentação original que está sendo microfilmada e todos os seus elementos técnicos exigidos para um bom controle de qualidade e controle do que está sendo realmente microfilmado.

Atividade Individual - Armando Moraes da Silva

Os microfilmes têm sua autenticidade garantida pela:

•           ausência de corte, emenda ou rasura;
•          pelos termos de abertura e encerramento, assinados pelo responsável  pela  entidade detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes;
•         pela descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controle de qualidade, e
•          pela elaboração da ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada.

Atividade do Grupo - Fixando o conteúdo

A empresa MCEbyte, ao realizar contato com um cliente, preenche em computador formulários com seus dados pessoais, financeiros e de compras realizadas. Sendo que após os imprime, arquivando-os formando um dossiê do cliente.

A administração da empresa está sentindo falta de ferramentas que integrem todas estas informações, e que permitam extraí-las e associá-las na busca de padrões que identifiquem novas oportunidades de negócios, dentro do conceito de mineração de dados (data mining).

A opção é a integração dos vários formulários em um banco de dados relacional, que será nosso documento arquivístico, substituindo a ficha cadastral, ficha financeira e a ficha de vendas, e que permitirá o acesso discricionário às informações necessárias. 

As necessidades levantadas que deverão ser atendidas pelo projeto são:

• ·         A necessidade de manutenção da integridade física e lógica das informações;
• ·         A escolha de uma tecnologia que permita seu processamento e recuperação, considerando a obsolescência tecnológica de hardware e software;
• ·         A possibilidade de replicação em local fisicamente separado para garantir a segurança;
• ·         Como há informações sigilosas, como dados pessoais e financeiras dos clientes, o acesso deve ser restringido, possibilitando o acesso apenas a parte do documento e não a todo ele dependendo do usuário.
• ·         Deverá haver um sistema de trilha de auditoria, que permita rastrear os acessos e modificações realizadas no documento (banco de dados).
  
  Os atuais clientes ativos terão suas informações passados para o banco de dados através de digitação. 
  Os documentos de suporte físico continuarão em seu ciclo na gestão de documentos até seu recolhimento ou eliminação.

Arquivos digitais_ Jocicléia

Conservação\Preservação- é difícil conservar e manter o documento em um suporte digital, pois a tecnologia muda constantemente e a mudança de um suporte para outro pode-se perder informações.

Institucionalizando o MCEByte - Atividade Individual - Eduardo Fernandes

Produção/Criação
     Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção de documentos; a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição." (SANTOS, 2008)

     Sua relação com os documentos digitais está ligada na definição de normas, conteúdo, modelos e formato dos documentos, assim como seu trâmite na rede virtual. O documento digital também deve estar ligado a atividade administrativa da instituição.

Avaliação

     "Feita a partir de critérios pré-estabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição; a avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documentos, contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência, no caso dos órgãos governamentais; também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos arquivísticos; no âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digitalização de documentos; nesta função também se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem para séries documentais elimináveis." (SANTOS, 2008).

     O documento digital está dentro dos prazos de guarda e destinação, seja para eliminação ou guarda permanente da documentação arquivística da instituição, seja mesmo em mudança de suportes como microfilmes, não sendo necessário a digitalização, sendo ele já um documento digital.

Aquisição

     "Contempla a entrada de documentos no arquivo corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recebimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e; desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência, testemunha do contexto de sua criação e fonte de informação, esta função, mais evidente nos arquivos permanentes, abrange a doação, a dação (em troca de dívida), depósito e empréstimo sobre custódia temporária e, ainda, a contemplação de acervos por meio da microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas que tem interesse fundamental ao fundo em custódia." (SANTOS, 2008).

     Por o documento digital estar presente nas três idades (corrente, intermediário e permanente), sua aquisição se dá por meio de sua transferência nas redes virtuais da instituição e para outras instituição em razão de doação, dação, depósito e empréstimo sobre custódia temporária, de maneira que elas não venham a ameaçar sua autenticidade, confiabilidade e outras características que façam o documento ser completo.

Conservação/Preservação
     "É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos(higienização, reparos e acondicionamento)." (Coleção Como Fazer 5).

     Para desacelerar o processo de degradação dos documentos digitais, o sistema virtual da instituição deve  definir critérios e regras que visem a conservação da estrutura do documento.

Classificação

     "Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente; a classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos; para criar o plano o arquivista deve ter autorização expressa da direção da instituição e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho; também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis." (SANTOS, 2008).

     Assim como os documentos físicos, os documentos digitais utilizam planos de classificação que mostram as suas funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente. Os documentos digitais refletem a estrutura organizacional da instituição e decisória da instituição, assim como facilitar o acesso aos documentos produzidos.

Descrição
     "Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa." (Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005).

     Sendo definidos modelos, normas e estruturas adequadas para a identificação do documento, a descrição tem relação com os elementos formais e conteúdo dos mesmos, podendo ser utilizados para elaboração de instrumentos de pesquisa.

Difusão

     Na definição do Dicionário Houaiss de Língua Portuguesa de 2001, "difusão" tem mais relação com a divulgação, propagação de ideia. Ocorre, porém, que o termo adotado pelo Dicionário de Terminologia Arquivística e pelo Dicionário brasileiro de Terminologia Arquivística, é "acesso"que, segundo proposta selecionada da segunda obra, é a "função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização" (SANTOS, 2008).

     Através de uma máquina que funcione a partir de códigos binários, o documento digital pode se tornar acessível e promover a sua utilização

Aluno: Eduardo Ferreira Fernandes

Matrícula: 10/0129510

ATIVIDADE 2: FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS - 07/06/2013

CAROLINA ATHAYDE AZAMBUJA - 11/0009851

São sete as funções arquivísticas:

• PRODUÇÃO: o documento deve ser produzido de acordo com as atividades da instituição que criou efetivamente este documento, evitando a criação (e guarda posterior) de documentos sem utilidade.

        > No meio digital, esta cautela com a produção desnecessária deve ser ainda maior. A facilidade com que se cria um documento em meio digital/eletrônico é muito maior do que de um documento físico, o que pode ocasionar em guarda de documentos desnecessários e desorganização.

• AVALIAÇÃO: a avaliação consiste na valoração do documento, identificando se ele será eliminado ou guardado, utiliza-se como instrumento a Tabela de Temporalidade e há o apoio do Arquivo Nacional e da CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos), verificando se os documentos podem realmente ser eliminados.

        > Tal como os documentos físicos, os documentos digitais também passam pelo processo de Avaliação, que não difere da forma convencional, apesar de ter facilitadores no meio eletrônico – como sistemas – que facilitam esse processo.

• AQUISIÇÃO:  recepção do documento em suas três idades. É neste momento (função) que há a inclusão do documento arquivístico nas atividade e funções da instituição (produtora). Verifica-se aqui, também, a autenticidade do documento.

        > No processo de aquisição de um documento em meio digital, este deve passar por todo um processo (além da verificação de autenticidade), bem como o documento físico.

• CONSERVAÇÃO: é uma forma de fazer com que a integridade da informação não se perca por fatores físicos. O documento recebe um tratamento e fica sob condições climáticas que evitam ou desaceleram sua deterioração. 

        > No meio digital a conservação também tem como foco manter a integridade informacional, porém, a forma de deterioração é outra. Com a evolução tecnológica, a informação deve ser frequentemente adaptada ao surgimento de novos suportes e formatos.

• CLASSIFICAÇÃO: é a palavra-chave quando se fala em organização documental dentro de um arquivo. Há a divisão e guarda dos documentos de acordo com seu conteúdo, assunto e função. O instrumento utilizado na classificação documental é o Plano de Classificação, e esse deve atender às necessidades de acordo com a produção documental na instituição.

        > A classificação de documentos digitais também é necessária, e deve ser feita atenciosamente, para que não se perca qualquer informação.

• DESCRIÇÃO: é a forma de recuperação informacional e localização dos documento do acervo. A indexação é fundamental para que a informação procurada seja efetivamente encontrada.

        > Igualmente ao processo de descrição de documentos físicos, mas no meio digital, devido às ferramentas avançadas da tecnologia, este processo se torna mais fácil.

• DIFUSÃO: é o processo mais próximo aos usuários, onde há a disseminação da informação do arquivo para esses usuários. O acesso à informação deve ser regulado e a disseminação dessa informação deve ser direcionada aos usuários que terão acesso à essa informação.

        > A difusão de documentos digitais é uma das qualidades do documento desse meio frente aos documentos físicos. Sua disseminação é muito mais veloz e prática, graças à Rede Mundial de Computadores, a famosa internet.

BOM FIM DE SEMANA A TODOS!

                                                       Fonte imagem: http://flickrhivemind.net/Tags/cremosidade/Interesting