ATIVIDADE 2: FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS - 07/06/2013

CAROLINA ATHAYDE AZAMBUJA - 11/0009851

São sete as funções arquivísticas:

• PRODUÇÃO: o documento deve ser produzido de acordo com as atividades da instituição que criou efetivamente este documento, evitando a criação (e guarda posterior) de documentos sem utilidade.

        > No meio digital, esta cautela com a produção desnecessária deve ser ainda maior. A facilidade com que se cria um documento em meio digital/eletrônico é muito maior do que de um documento físico, o que pode ocasionar em guarda de documentos desnecessários e desorganização.

• AVALIAÇÃO: a avaliação consiste na valoração do documento, identificando se ele será eliminado ou guardado, utiliza-se como instrumento a Tabela de Temporalidade e há o apoio do Arquivo Nacional e da CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos), verificando se os documentos podem realmente ser eliminados.

        > Tal como os documentos físicos, os documentos digitais também passam pelo processo de Avaliação, que não difere da forma convencional, apesar de ter facilitadores no meio eletrônico – como sistemas – que facilitam esse processo.

• AQUISIÇÃO:  recepção do documento em suas três idades. É neste momento (função) que há a inclusão do documento arquivístico nas atividade e funções da instituição (produtora). Verifica-se aqui, também, a autenticidade do documento.

        > No processo de aquisição de um documento em meio digital, este deve passar por todo um processo (além da verificação de autenticidade), bem como o documento físico.

• CONSERVAÇÃO: é uma forma de fazer com que a integridade da informação não se perca por fatores físicos. O documento recebe um tratamento e fica sob condições climáticas que evitam ou desaceleram sua deterioração. 

        > No meio digital a conservação também tem como foco manter a integridade informacional, porém, a forma de deterioração é outra. Com a evolução tecnológica, a informação deve ser frequentemente adaptada ao surgimento de novos suportes e formatos.

• CLASSIFICAÇÃO: é a palavra-chave quando se fala em organização documental dentro de um arquivo. Há a divisão e guarda dos documentos de acordo com seu conteúdo, assunto e função. O instrumento utilizado na classificação documental é o Plano de Classificação, e esse deve atender às necessidades de acordo com a produção documental na instituição.

        > A classificação de documentos digitais também é necessária, e deve ser feita atenciosamente, para que não se perca qualquer informação.

• DESCRIÇÃO: é a forma de recuperação informacional e localização dos documento do acervo. A indexação é fundamental para que a informação procurada seja efetivamente encontrada.

        > Igualmente ao processo de descrição de documentos físicos, mas no meio digital, devido às ferramentas avançadas da tecnologia, este processo se torna mais fácil.

• DIFUSÃO: é o processo mais próximo aos usuários, onde há a disseminação da informação do arquivo para esses usuários. O acesso à informação deve ser regulado e a disseminação dessa informação deve ser direcionada aos usuários que terão acesso à essa informação.

        > A difusão de documentos digitais é uma das qualidades do documento desse meio frente aos documentos físicos. Sua disseminação é muito mais veloz e prática, graças à Rede Mundial de Computadores, a famosa internet.

BOM FIM DE SEMANA A TODOS!

                                                       Fonte imagem: http://flickrhivemind.net/Tags/cremosidade/Interesting