A empresa MCEbyte, ao realizar contato com um cliente, preenche em computador formulários com seus dados pessoais, financeiros e de compras realizadas. Sendo que após os imprime, arquivando-os formando um dossiê do cliente.
A
administração da empresa está sentindo falta de ferramentas que integrem todas
estas informações, e que permitam extraí-las e associá-las na busca de padrões
que identifiquem novas oportunidades de negócios, dentro do conceito de
mineração de dados (data mining).
A
opção é a integração dos vários formulários em um banco de dados relacional, que
será nosso documento arquivístico, substituindo a ficha cadastral, ficha
financeira e a ficha de vendas, e que permitirá o acesso discricionário às informações necessárias.
As
necessidades levantadas que deverão ser atendidas pelo projeto são:
- · A necessidade de manutenção da integridade física e lógica das informações;
- · A escolha de uma tecnologia que permita seu processamento e recuperação, considerando a obsolescência tecnológica de hardware e software;
- · A possibilidade de replicação em local fisicamente separado para garantir a segurança;
- · Como há informações sigilosas, como dados pessoais e financeiras dos clientes, o acesso deve ser restringido, possibilitando o acesso apenas a parte do documento e não a todo ele dependendo do usuário.
- · Deverá haver um sistema de trilha de auditoria, que permita rastrear os acessos e modificações realizadas no documento (banco de dados).
Os atuais clientes ativos terão suas informações passados para o banco de dados através de digitação.
Os documentos de suporte físico continuarão em seu ciclo na gestão de documentos até seu recolhimento ou eliminação.
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