A empresa MCEbyte, ao realizar contato com um cliente, preenche em computador formulários com seus dados pessoais, financeiros e de compras realizadas. Sendo que após os imprime, arquivando-os formando um dossiê do cliente.
A administração da empresa está sentindo falta de ferramentas que integrem todas estas informações, e que permitam extraí-las e associá-las na busca de padrões que identifiquem novas oportunidades de negócios, dentro do conceito de mineração de dados (data mining).
A opção é a integração dos vários formulários em um banco de dados relacional, que será nosso documento arquivístico, substituindo a ficha cadastral, ficha financeira e a ficha de vendas, e que permitirá o acesso discricionário às informações necessárias.
As necessidades levantadas que deverão ser atendidas pelo projeto são:
- · A necessidade de manutenção da integridade física e lógica das informações;
- · A escolha de uma tecnologia que permita seu processamento e recuperação, considerando a obsolescência tecnológica de hardware e software;
- · A possibilidade de replicação em local fisicamente separado para garantir a segurança;
- · Como há informações sigilosas, como dados pessoais e financeiras dos clientes, o acesso deve ser restringido, possibilitando o acesso apenas a parte do documento e não a todo ele dependendo do usuário.
- · Deverá haver um sistema de trilha de auditoria, que permita rastrear os acessos e modificações realizadas no documento (banco de dados).
Os atuais clientes ativos terão suas informações passados para o banco de dados através de digitação.
Os documentos de suporte físico continuarão em seu ciclo na gestão de documentos até seu recolhimento ou eliminação, sem mudança de suporte por escolha da empresa, já que não se justifica econômica, administrativa e arquivisticamente.
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