Produção/Criação
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção de documentos; a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição." (SANTOS, 2008)
Sua relação com os documentos digitais está ligada na definição de normas, conteúdo, modelos e formato dos documentos, assim como seu trâmite na rede virtual. O documento digital também deve estar ligado a atividade administrativa da instituição.
Avaliação
"Feita a partir de critérios pré-estabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição; a avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documentos, contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência, no caso dos órgãos governamentais; também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos arquivísticos; no âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digitalização de documentos; nesta função também se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem para séries documentais elimináveis." (SANTOS, 2008).
O documento digital está dentro dos prazos de guarda e destinação, seja para eliminação ou guarda permanente da documentação arquivística da instituição, seja mesmo em mudança de suportes como microfilmes, não sendo necessário a digitalização, sendo ele já um documento digital.
Aquisição
"Contempla a entrada de documentos no arquivo corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recebimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e; desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência, testemunha do contexto de sua criação e fonte de informação, esta função, mais evidente nos arquivos permanentes, abrange a doação, a dação (em troca de dívida), depósito e empréstimo sobre custódia temporária e, ainda, a contemplação de acervos por meio da microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas que tem interesse fundamental ao fundo em custódia." (SANTOS, 2008).
Por o documento digital estar presente nas três idades (corrente, intermediário e permanente), sua aquisição se dá por meio de sua transferência nas redes virtuais da instituição e para outras instituição em razão de doação, dação, depósito e empréstimo sobre custódia temporária, de maneira que elas não venham a ameaçar sua autenticidade, confiabilidade e outras características que façam o documento ser completo.
Conservação/Preservação
"É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos(higienização, reparos e acondicionamento)." (Coleção Como Fazer 5).
"É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos(higienização, reparos e acondicionamento)." (Coleção Como Fazer 5).
Para desacelerar o processo de degradação dos documentos digitais, o sistema virtual da instituição deve definir critérios e regras que visem a conservação da estrutura do documento.
"Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente; a classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos; para criar o plano o arquivista deve ter autorização expressa da direção da instituição e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho; também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis." (SANTOS, 2008).
Assim como os documentos físicos, os documentos digitais utilizam planos de classificação que mostram as suas funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente. Os documentos digitais refletem a estrutura organizacional da instituição e decisória da instituição, assim como facilitar o acesso aos documentos produzidos.
Descrição
"Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa." (Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005).
Assim como os documentos físicos, os documentos digitais utilizam planos de classificação que mostram as suas funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente. Os documentos digitais refletem a estrutura organizacional da instituição e decisória da instituição, assim como facilitar o acesso aos documentos produzidos.
Descrição
"Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa." (Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005).
Sendo definidos modelos, normas e estruturas adequadas para a identificação do documento, a descrição tem relação com os elementos formais e conteúdo dos mesmos, podendo ser utilizados para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Difusão
Na definição do Dicionário Houaiss de Língua Portuguesa de 2001, "difusão" tem mais relação com a divulgação, propagação de ideia. Ocorre, porém, que o termo adotado pelo Dicionário de Terminologia Arquivística e pelo Dicionário brasileiro de Terminologia Arquivística, é "acesso"que, segundo proposta selecionada da segunda obra, é a "função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização" (SANTOS, 2008).
Através de uma máquina que funcione a partir de códigos binários, o documento digital pode se tornar acessível e promover a sua utilização
Aluno: Eduardo Ferreira Fernandes
Matrícula: 10/0129510
